Para gestionar los pedidos de un taller pequeño no necesitas un ERP caro. Necesitas un único sitio donde cada solicitud, cada presupuesto y cada pedido tenga su estado, su cliente, su material y su plazo de entrega. En esta guía verás cómo pasar de hojas de Excel y correos sueltos a un panel único, y en qué momento sí compensa dar el salto a un ERP.
¿Tienes un taller de fabricación? Con SeekMake, tus clientes reciben un presupuesto instantáneo en tu propia web.
Cuándo Excel y el correo dejan de funcionar
Casi todos los talleres empiezan con una hoja de cálculo: cliente, pieza, cantidad, precio, fecha. Funciona mientras una sola persona lo lleva todo en la cabeza. Cuando entra más trabajo o alguien más empieza a atender solicitudes, aparecen siempre los mismos problemas:
- Varias versiones de lo mismo: el plano está en el correo, la hoja tiene una revisión antigua y el precio está en un PDF. Nadie sabe cuál es el bueno.
- No se sabe en qué punto está cada pedido: para saber si está pagado, en máquina o enviado, hay que bajar al taller a preguntar.
- Solicitudes que se pierden: una petición de presupuesto que llega el viernes por la tarde se queda enterrada el lunes, y el cliente acaba comprando en otro taller.
La solución no es acumular programas, sino tener una sola fuente de datos que consulten a la vez ventas, producción y envíos.
Paso 1: define los estados de tus pedidos
Antes de elegir herramienta, decide qué estados vas a usar. Es mejor tener pocos y claros que veinte variantes. Este flujo encaja en la mayoría de talleres de mecanizado, calderería o impresión 3D bajo demanda:
- Solicitud recibida: tienes el archivo y los requisitos.
- Presupuesto enviado: el cliente tiene precio y plazo.
- Pedido confirmado: pago o pedido por escrito recibido.
- En fabricación: material reservado y máquina asignada.
- Control de calidad: medidas y acabado revisados.
- Enviado: con número de seguimiento.
- Cerrado: factura cobrada y documentación archivada.
Para cada estado, decide quién puede cambiarlo y qué tiene que estar hecho antes. Ejemplo: ninguna pieza pasa a «En fabricación» sin pago o sin un pedido firmado. Solo con esta regla te ahorras muchos impagos y discusiones.
Paso 2: reúne las fichas de clientes
La segunda pieza es una base de clientes (CRM) al día. De cada cliente guarda, como mínimo:
- razón social, persona de contacto, direcciones de facturación y entrega, NIF o número de IVA intracomunitario;
- el historial de presupuestos y pedidos, con fecha e importe;
- requisitos especiales: certificados de material, informes de medición, embalaje;
- condiciones acordadas: descuentos y plazos de pago.
Cuando llama un cliente habitual, ves al momento qué pidió la última vez y a qué precio. Así repites presupuestos más rápido y no le das dos precios distintos por la misma pieza.
Paso 3: da de alta máquinas y materiales
Muchos fallos en la gestión de pedidos son, en realidad, fallos al calcular el precio. Si cada vez que haces un presupuesto escribes de memoria el coste hora de la máquina y el precio del material, cada persona del taller dará un precio diferente. Crea una base de datos fija:
- Máquinas: proceso (mecanizado CNC, corte láser, plegado, impresión 3D, corte por chorro de agua…), área de trabajo, coste por hora y coste de preparación.
- Materiales: nombre, precio por kilo o por chapa, espesores disponibles, acabados y tratamientos.
- Reglas: pedido mínimo, descuentos por cantidad y recargo por urgencia.
Ejemplo: un taller de calderería con una plegadora, un láser de fibra y una fresadora CNC asigna un coste por hora a cada máquina y un precio por kilo a cada material. A partir de ahí, todos los presupuestos salen de las mismas cifras, los haga quien los haga. Si sube el precio de la chapa de acero, lo cambias en un solo sitio.
Paso 4: ordena envíos y descuentos
En los talleres pequeños, los portes se olvidan o se calculan a ojo. Define zonas (península, Baleares y Canarias, resto de la UE, fuera de la UE), tipos de envío (estándar, urgente, recogida en taller) y a partir de qué importe el envío es gratis. Para Canarias y para destinos fuera de la UE, ten en cuenta los trámites aduaneros.
Con los descuentos, mejor pocas reglas escritas que acuerdos sueltos por correo: tramos por cantidad, un código de descuento para el primer pedido o un porcentaje fijo para clientes con contrato marco.
¿ERP o herramienta ligera?
Un ERP resuelve problemas concretos. Esta tabla te ayuda a ver dónde está tu taller:
| Criterio | Basta una herramienta ligera | Tiene sentido un ERP |
|---|---|---|
| Plantilla | De 1 a unas 20 personas | Varios departamentos, trabajo a turnos |
| Tipo de pedido | Piezas sueltas, prototipos, series cortas | Conjuntos complejos con listas de materiales de varios niveles |
| Almacén | Pocas referencias, compras bajo pedido | Mucho stock y trazabilidad por lote |
| Planificación | Planning semanal en una pizarra o un calendario | Secuenciación detallada en muchas máquinas |
| Contabilidad | Exportación para la gestoría | Contabilidad y costes integrados |
Implantar un ERP supone licencias, consultoría y a menudo meses de carga de datos. Si tu problema real es que las solicitudes se quedan sin responder, que preparar un presupuesto lleva demasiado y que nadie sabe cómo va cada pedido, una herramienta ligera lo resuelve antes y con mucho menos gasto. También puedes combinar ambas cosas: una herramienta ligera ahora para solicitudes, presupuestos y pedidos online, y un ERP más adelante para planificación y almacén.
Menos tiempo calculando, más pedidos. Mira cómo funciona SeekMake.
Cómo te ayuda SeekMake
SeekMake es una solución de marca blanca para presupuestos instantáneos y pedidos online que instalas como widget en tu propia web. Tu cliente sube un archivo CAD (STEP, STL o DXF para piezas planas), elige material, acabado y cantidad, ve el precio en segundos y hace el pedido y el pago online. SeekMake no es un marketplace: tu marca, tus clientes y tu margen siguen siendo tuyos.
Para la gestión de pedidos, lo importante es el panel, que reúne en un solo sitio:
- Pedidos y presupuestos: cada pedido online y cada presupuesto, con cliente, archivo y precio.
- Clientes (CRM): tus contactos con su historial de presupuestos y pedidos.
- Máquinas y materiales: tus costes por hora, costes de preparación, precios de material y reglas de precio, en los que se basa el motor de precios con IA. Según SeekMake, el motor se ha entrenado con más de 10 millones de piezas reales y alcanza en torno a un 98 % de precisión. Además, un análisis de fabricabilidad (DFM) revisa los archivos subidos.
- Ajustes de envío: con integración de FedEx.
- Descuentos y cupones: gestionados de forma centralizada.
Las solicitudes que te siguen llegando por correo las reenvías con «Email to Quote» a un buzón de presupuestos, y se crea un borrador de presupuesto automáticamente. Los cobros van a tus propias cuentas de Stripe o PayPal, y con Stripe puedes mandar un enlace de pago al cliente. Fuera del taller, la app de iPhone con asistente de voz te permite llevar presupuestos, pedidos y clientes. Con la integración MCP también puedes crear borradores de presupuesto o consultar datos de tu negocio desde Claude o ChatGPT. SeekMake se conecta con CRM y con Google Ads (seguimiento de conversiones), y existe una opción de instalación en tus propios servidores para empresas que necesitan tener los datos en casa.
Precios: Starter gratis (9 % de comisión en pedidos pagados online), Growth 990 € al año (2,5 %), Pro 2.999 € al año (0,4 %) y Enterprise a medida (0 %). Las comisiones solo se aplican a pedidos pagados con Stripe o PayPal a través de SeekMake (Precios a octubre de 2026).
Preguntas frecuentes
¿Puedo aprovechar mi lista de clientes en Excel?
Sí, como punto de partida. Límpiala (duplicados, direcciones antiguas) y pasa los clientes activos a la nueva herramienta. Desde ese momento, los datos válidos deben estar en un único sistema.
¿SeekMake sustituye a un ERP?
No del todo. SeekMake cubre la solicitud, el presupuesto, el pedido, el cobro, los clientes y el envío. Para almacén, planificación detallada o contabilidad seguirás usando tus programas actuales, o un ERP cuando de verdad lo necesites.
¿Cuánto se tarda en ponerlo en marcha?
Depende de cuántas máquinas y materiales tengas que configurar. La ayuda para configurar las reglas de precio es gratuita, por WhatsApp o en una llamada reservada.
¿Funciona con mi web en WordPress?
Sí. SeekMake está en el directorio de plugins de WordPress.org y en la Shopify App Store oficial. El widget también se puede insertar en cualquier otra web.
Siguiente paso
Empieza por poner por escrito tus estados de pedido y tu base de máquinas y materiales, uses la herramienta que uses. Si después quieres tener solicitudes, presupuestos y pedidos en un solo panel, puedes crear tu cuenta gratuita en SeekMake o reservar una llamada gratuita de configuración de 30 minutos.
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Sobre SeekMake
SeekMake es una solución de marca blanca de presupuestos instantáneos y pedidos online para talleres de fabricación, desarrollada por SeekMake EU SAS en Marsella. Nuestras guías se basan en nuestro trabajo con talleres de toda Europa. Más sobre SeekMake
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