Auftragsverwaltung Fertigung ohne ERP

Für eine kleine Lohnfertigung braucht die Auftragsverwaltung kein teures ERP-System. Was Sie brauchen, ist ein zentraler Ort, an dem jede Anfrage, jedes Angebot und jede Bestellung mit klarem Status, Kunde, Material und Liefertermin steht. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie von Excel-Listen und verstreuten E-Mails zu einem übersichtlichen Dashboard kommen und ab wann sich ein ERP tatsächlich lohnt.

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Warum Excel und E-Mail irgendwann nicht mehr reichen

Die meisten Betriebe starten mit einer Tabelle: Kunde, Teil, Menge, Preis, Termin. Das funktioniert, solange eine Person alles im Kopf hat. Sobald mehrere Mitarbeitende Anfragen bearbeiten oder die Zahl der Aufträge steigt, entstehen Probleme meist an drei Stellen:

Mehrere Wahrheiten: Die Zeichnung liegt im Postfach, die Version in der Tabelle ist älter, der Preis steht in einem PDF-Angebot. Niemand weiß sicher, was gilt.
Fehlender Status: Ob ein Auftrag bezahlt, in der Fertigung oder schon versandt ist, erfährt man erst durch Nachfragen in der Werkstatt.
Verlorene Anfragen: Eine Anfrage, die am Freitagabend eingeht, wird am Montag übersehen. Der Kunde bestellt bei einem anderen Lohnfertiger.

Das Ziel ist deshalb nicht „mehr Software“, sondern eine einzige Datenquelle, auf die Vertrieb, Fertigung und Versand gleichzeitig zugreifen.

Die wichtigsten Punkte dieses Ratgebers auf einen Blick.

Schritt 1: Einheitliche Auftragsstatus festlegen

Bevor Sie ein Werkzeug auswählen, definieren Sie Ihre Status. Wenige, eindeutige Stufen sind besser als zwanzig Varianten. Ein bewährter Ablauf für Lohnfertiger in der CNC-Bearbeitung, im 3D-Druck oder in der Blechbearbeitung:

Anfrage eingegangen – Datei und Anforderungen liegen vor.
Angebot versendet – Preis und Lieferzeit sind beim Kunden.
Bestellt bzw. bezahlt – der Kunde hat zugesagt, eventuell ist eine Anzahlung eingegangen.
In Fertigung – Material reserviert, Maschine eingeplant.
Qualitätsprüfung – Maße und Oberfläche geprüft.
Versandt – mit Sendungsnummer.
Abgeschlossen – Rechnung bezahlt, Unterlagen archiviert.

Legen Sie für jeden Status fest, wer ihn setzen darf und was erledigt sein muss. Beispiel: „In Fertigung“ wird erst gesetzt, wenn die Zahlung oder eine schriftliche Bestellung vorliegt. Diese eine Regel verhindert viele Diskussionen mit Kunden.

Schritt 2: Kundendaten an einem Ort pflegen

Eine übersichtliche Kundenkartei (CRM) ist der zweite Baustein. Pro Kunde sollten Sie mindestens erfassen:

Firma, Ansprechpartner, Rechnungs- und Lieferadresse, USt-IdNr.
Alle bisherigen Angebote und Bestellungen mit Datum und Betrag
Besondere Anforderungen, etwa Materialzeugnisse, Prüfprotokolle oder Verpackungsvorgaben
Vereinbarte Konditionen wie Rabatte oder Zahlungsziele

Ruft ein Stammkunde an, sehen Sie sofort, was er zuletzt bestellt hat und zu welchem Preis. Das spart Zeit bei der Nachkalkulation und sorgt dafür, dass derselbe Kunde für dasselbe Teil nicht zwei verschiedene Preise bekommt.

Schritt 3: Maschinen und Materialien als Stammdaten anlegen

Viele Fehler in der Auftragsverwaltung sind eigentlich Kalkulationsfehler. Wer Maschinenstundensätze und Materialpreise jedes Mal aus dem Gedächtnis eingibt, bekommt schwankende Angebote. Legen Sie deshalb Stammdaten an:

Maschinen: Verfahren (z. B. 3D-Druck, CNC-Fräsen, Laserschneiden, Kantbank), Bauraum oder Arbeitsbereich, Stundensatz, Rüstkosten.
Materialien: Bezeichnung, Preis pro Kilogramm oder pro Blechtafel, verfügbare Stärken, Oberflächen und Nachbearbeitungen.
Regeln: Mindestbestellwert, Mengenrabatte, Zuschläge für Eilaufträge.

Beispiel: Ein Betrieb mit zwei CNC-Fräsen und einem Faserlaser hinterlegt für jede Maschine einen Stundensatz und für jedes Material einen Kilopreis. Ab dann entsteht jedes Angebot aus denselben Zahlen, egal wer es erstellt. Ändert sich der Aluminiumpreis, passen Sie ihn an einer Stelle an statt in zehn Tabellen.

Schritt 4: Versand und Rabatte sauber regeln

Versandkosten werden in kleinen Betrieben oft vergessen oder pauschal geschätzt. Definieren Sie Versandzonen (Deutschland, EU, Schweiz, Drittländer), Versandarten (Standard, Express, Abholung) und eine Regel, ab welchem Bestellwert der Versand kostenlos ist. Für die Schweiz und andere Nicht-EU-Länder denken Sie an die Zollpapiere.

Bei Rabatten gilt: lieber wenige, klar dokumentierte Regeln als individuelle Absprachen per E-Mail. Mengenstaffeln, ein Gutscheincode für Neukunden oder ein fester Rabatt für Rahmenvertragskunden lassen sich nachvollziehen. Ein Sonderpreis, der irgendwann am Telefon zugesagt wurde, dagegen nicht.

Wann Sie wirklich ein ERP brauchen

Ein ERP ist kein Statussymbol, sondern ein Werkzeug für bestimmte Probleme. Diese Übersicht hilft bei der Entscheidung:

Situation	Schlankes Tool reicht	ERP sinnvoll
Team	1 bis etwa 20 Personen	Mehrere Abteilungen, Schichtbetrieb
Aufträge	Einzelteile, Prototypen, Kleinserien	Komplexe Baugruppen mit mehrstufigen Stücklisten
Lager	Wenige Materialien, Bestellung nach Bedarf	Großes Lager mit Chargenverfolgung
Planung	Wochenplan an der Tafel oder im Kalender	Feinplanung über viele Maschinen und Arbeitsgänge
Buchhaltung	Export an Steuerberater oder Buchhaltungssoftware	Integrierte Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung

Ein ERP-Projekt bedeutet Lizenzkosten, Einführungsberatung und oft Monate an Datenpflege. Wenn Ihr eigentliches Problem darin besteht, dass Anfragen liegen bleiben, die Kalkulation zu lange dauert und niemand den Auftragsstand kennt, lösen Sie das schneller mit einem schlanken Werkzeug. Viele Betriebe kombinieren auch beides: ein leichtes Tool für Anfragen, Angebote und Online-Bestellungen und später ein ERP für Planung und Lager.

Weniger Zeit fürs Kalkulieren, mehr Bestellungen. Sehen Sie, wie SeekMake funktioniert.

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So unterstützt Sie SeekMake

SeekMake ist eine White-Label-Lösung für Sofortangebote und Online-Bestellungen, die Sie als Widget auf Ihrer eigenen Website einbinden. Ihre Kunden laden eine CAD-Datei hoch (z. B. STEP, STL oder DXF für Flachteile), wählen Material, Oberfläche und Menge, sehen den Preis in Sekunden und bestellen und bezahlen direkt. SeekMake ist kein Marktplatz: Marke, Kundenbeziehung und Marge bleiben bei Ihnen.

Bestellungen, Kunden und Zahlungen im SeekMake-Dashboard.

Für die Auftragsverwaltung ist vor allem das Dashboard wichtig. Dort finden Sie an einem Ort:

Bestellungen und Angebote – jede Online-Bestellung und jedes Angebot mit Kunde, Datei und Preis.
Kunden (CRM) – Kontakte mit ihren bisherigen Angeboten und Bestellungen.
Maschinen und Materialien – Ihre Stundensätze, Rüstkosten, Materialpreise und Preisregeln, auf deren Basis die KI-Preisberechnung arbeitet. Laut SeekMake wurde die Engine mit mehr als 10 Millionen realen Fertigungsteilen trainiert und erreicht etwa 98 % Genauigkeit. Eine Fertigbarkeitsanalyse (DFM) prüft die hochgeladenen Dateien.
Versandeinstellungen – inklusive FedEx-Integration.
Rabatte und Gutscheine – Mengenrabatte und Gutscheincodes zentral verwaltet.

Anfragen, die weiterhin per E-Mail kommen, leiten Sie mit „Email to Quote“ an ein Angebotspostfach weiter; daraus entsteht automatisch ein Angebotsentwurf. Zahlungen laufen über Ihre eigenen Stripe- oder PayPal-Konten, und über Stripe können Sie Kunden einen Zahlungslink schicken. Unterwegs verwalten Sie Angebote, Bestellungen und Kunden in der iPhone-App mit Sprachassistent. Über die MCP-Integration können Sie Angebotsentwürfe auch aus Claude oder ChatGPT heraus anlegen. Anbindungen an CRM-Systeme und Google Ads (Conversion-Tracking) sind möglich, und für Unternehmen, deren Daten auf dem eigenen Server bleiben müssen, gibt es eine On-Premises-Variante.

Zu den Kosten: Der Starter-Tarif ist kostenlos (9 % Gebühr auf online bezahlte Bestellungen), Growth kostet 990 € pro Jahr (2,5 %), Pro 2.999 € pro Jahr (0,4 %), Enterprise nach Vereinbarung (0 %). Die Gebühren fallen nur bei Bestellungen an, die über Stripe oder PayPal in SeekMake bezahlt werden (Stand: Oktober 2026).

Häufige Fragen

Kann ich meine Excel-Kundenliste weiter nutzen?

Ja, als Ausgangspunkt. Bereinigen Sie die Liste (Dubletten, alte Adressen) und übertragen Sie aktive Kunden in Ihr neues Werkzeug. Ab dem Umstieg sollte nur noch ein System die gültigen Daten enthalten.

Ersetzt SeekMake ein ERP?

Nicht vollständig. SeekMake deckt Anfrage, Angebot, Bestellung, Zahlung, Kunden und Versand ab. Für Lagerverwaltung, Feinplanung oder Finanzbuchhaltung nutzen Sie weiterhin Ihre bestehenden Programme oder später ein ERP.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Das hängt von der Zahl Ihrer Maschinen und Materialien ab. Die Hilfe bei der Einrichtung der Preisregeln ist kostenlos, per WhatsApp oder in einem gebuchten Gespräch.

Funktioniert das mit meiner WordPress-Website?

Ja. SeekMake gibt es als Plugin im WordPress.org-Verzeichnis und als App im offiziellen Shopify App Store. Das Widget lässt sich außerdem in jede andere Website einbetten.

Nächster Schritt

Legen Sie zuerst Ihre Status und Stammdaten fest, unabhängig vom Werkzeug. Wenn Sie Anfragen, Angebote und Bestellungen danach in einem Dashboard bündeln möchten, können Sie SeekMake kostenlos testen oder ein kostenloses 30-minütiges Einrichtungsgespräch buchen.

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Über SeekMake

SeekMake ist eine White-Label-Lösung für Sofortangebote und Online-Bestellungen für Fertigungsbetriebe, entwickelt von der SeekMake EU SAS in Marseille. Unsere Ratgeber basieren auf unserer Arbeit mit Fertigungsbetrieben in ganz Europa. Mehr über SeekMake